报账指南

作者:zhjacc点击数:6074更新时间:2014-02-27

 

根据监制单位的不同,票据分为:

         1、发票,由税务部门印制。发票上应盖有税务部门的发票监制章和开具单位的财务专用章(或发票专用章、结算专用章、票据专用章、收费专用章等)。

         2、收款票据,由财政部门印制。收款票据上应盖有财政部门的收据监制章和开具单位的财务专用章(或票据专用章、发票专用章、结算专用章等)。

         3、收据,由民政部门印制。收据上应盖有民政部门的收据监制章和开具单位的财务专用章(或票据专用章、发票专用章、结算专用章等)。

票据要素:

票据上的付款单位(客户名称)必须是学校或学校老师,摘要须详细,数量、单价及金额须填写完整;如果购买的物品种类很多,在一张票据上无法全部填写,可只填写总金额,但须附出票单位出具的详细清单(清单上需有品名、数量、单价和金额),并加盖出票单位的发票专用章等(与票据上的章一致)。

一式多联的发票必须用双面复写纸套写,发票本身具备复写纸功能的除外。

票据不得涂改。票据内容有错误的,应当由出具单位重开或更正,更正处必须加盖出具单位公章;金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始单据上更正。

从外单位取得的原始单据如有遗失,应当复印原单据的记帐联,并加盖原开具单位财务章或公章,由经办人写明原因并承诺不重复报账、经部门负责人签字审批后,报财务处主管领导审批同意,才能作为原始报销凭证。

注:为加强经费管理,各种报销票据必须在开票日起2年内报销(不包括借款冲账业务)。

单据填写规范

1.         报销单据一律用蓝黑钢笔填写,字迹清楚,内容完整,大小写金额相符,不得涂改。支出摘要栏按业务类别填写,须“财务一支笔”(课题项目负责人)签批,经办人、验收人签名。审核时,发票加计金额小于报销单金额的,由审核人员更改,大于报销单金额的,退回重新办理审批手续。

2.         办理各类事项应填单据

事项

使用单据

挂支差旅费(含国际旅费)

厦门大学暂付款凭单
厦门大学出差“五定”审批表

挂支其它费用

厦门大学暂付款凭单

报销专家旅费(含国际旅费)

厦门大学差旅费报销单

报销差旅费

厦门大学出差“五定”审批表
厦门大学差旅费报销单

报销其它费用

厦门大学经费报销单

 

票据粘贴规范

         发票及其它凭证应粘贴在“单据粘贴单”上,靠左靠上贴在“单据粘帖处”,且粘贴牢固。不可使用双面胶和固体胶,不可使用订书针装订,若票据较多应按业务类别分页粘贴。

报销细则

         国家《现金管理暂行条例》规定:采购金额1000元以上者需以转账或汇款的方式办理款项结算,不得使用现金结算。《厦门大学公务卡财务结算管理试行办法》规定:属于公务卡结算范围的公务支出须用公务卡结算,原则上不再办理现金及暂付款业务。

仪器设备费

仪器设备购置

购置仪器设备按预算和合同执行,属于政府集中采购名录的设备应纳入政府集中采购。报销时应填写“厦门大学经费报销单”并提供合法票据。

         1.单价1000元以上(含1000元)、使用年限一年以上、能单独使用的仪器设备,列入学校固定资产管理。

         1)单台件大于10万元(含),或单台件小于10万元且同类仪器设备批量大于40万元(含),应附《厦门大学购置贵重仪器设备可行性论证报告》。其中,单台件大于40万元(含)的,还须由实验室与设备管理办公室组织专家论证并签署意见。

         2)报账时须附经资产与后勤处签批的购货合同或协议、“厦门大学货物申购清单”、“厦门大学仪器设备增加报告表”及“厦门大学仪器设备验收单”。

         2.单价500元以上(含500元)、不足1000元,使用年限一年以上,能单独使用的仪器设备,列入学校的低值设备管理。报账时须附资产与后勤事务管理处签批的购货合同或协议、“厦门大学货物申购清单”、“厦门大学低值品增加报告表”及“厦门大学低值品验收单”。

50000元以上的设备(单台件)需经科研管理部门审批。

仪器设备租赁

报销单须经办人签名、项目负责人审批,并附租赁合同或协议。租赁费用2000元以上,还须经费管理部门审批。

材料费

1.       报销实验材料、化学药品等耗用品,应填写“厦门大学经费报销单”,提供合法票据及“厦门大学材料进库单”(经单位主管签名)。

(1)       购货金额大于10000元(含),还应附购货合同或协议。

(2)       同批次金额小于20000元可由单位自行采购;金额大于20000元(含),需填写“货物申购清单”,并报资产与后勤事务管理处审批。

2.       如向农贸市场个体户或农民购买动物等实验材料,须附采购清单(分次、多次)及对方签收的收据,并在当地税务部门开具税务发票。

50000元以上的材料需经科研管理部门审批。

测试加工费

         指在项目研究开发过程中支付给外单位(包括我校内部独立经济核算单位)的检验、测试、化验、设计及加工等费用。

         1.向校内单位支付测试费

         使用学校分析测试中心纳入仪器共享管理与服务平台的仪器设备,可以通过校内转账方式向学校分析测试中心支付测试费用。

         2.向校外单位支付测试加工费须填写“厦门大学经费报销单”并提供合法票据,而且:

         1)支付给校外单位的,须附清单。

         2)使用科研经费报销且金额在10000元以上的,须报科研管理部门审批。

         3)对方单位是公司、企业的,应提供收款单位法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等相关资料;合作(外协)单位是高校、科研院所、社会团体等公益性组织的,应提供收款单位组织机构代码,资质证书等相关资料(证件复印件需对方单位加盖公章)。

         4)提供项目负责人与合作(外协)单位之间的非关联性声明。

科研经费转拨

         科研经费项目书约定向校外单位支付协作费等,属于科研经费转拨范围。科研经费转拨,除提供合法票据外还需提供:

         1)与合作(外协)单位签订的科研合同(合同必须约定转拨经费额度、拨付方式、开户银行和账号)。

         2)经学校科研管理部门审核的“外拨科研经费审批表”。

         3)项目负责人与合作(外协)单位之间的非关联性声明。

         4)合作(外协)单位是公司、企业的,应提供收款单位法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等相关资料;合作(外协)单位是高校、科研院所、社会团体等公益性组织的,应提供收款单位组织机构代码等相关资料。

         若转拨时无法提供税务发票或收据,应填写由项目负责人签字的“厦门大学暂付款凭单”,待收到税务发票或收据后及时冲账。与高校(或科研院所)之间发生的科研课题经费等,不涉及税金的,可凭银行结算凭证入账。

燃料动力费

         与项目研究开发相关的大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料等消耗费用,报销时须附相应水、电、气、燃料使用记录表,并由科研管理部门审批。

差旅费

         指科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流时发生的外埠差旅费、市内交通费用等。

         1.差旅费的开支标准按照学校有关规定执行,差旅费报销须填写“厦门大学出差五定审批表”、“厦门大学差旅费报销单”,提供差旅费发票及付款记录。

         1)各单位正职领导出差,五定审批表由分管校领导审批;如遇分管领导外出,由学校办公室主任请示领导后代批;课题负责人出差由学院分管科研的副院长审批;各单位人员、课题组成员出差,由各单位负责人、课题组长审批。

         2)出差参加会议的须附会议通知,产生的会务费、注册费、会员费、资料费、培训费等费用与差旅费一并报销。

         3)租车费、租船费。由于科研工作需要,在野外工作调研期间租用车辆或船只费用报销时,费用在2000元以上,需提供由项目负责人与车(船)出租方签订的租车(船)合同或协议,并加盖项目负责人所在单位公章;租用车辆或船只费用在10000元以上,签订的合同或协议须经科研管理部门审批盖章。

         4)科研经费报销在研期间自驾车出差的,应按规定办理审批手续,根据往返公里数,凭油费发票及过路过桥费单据报销。

:住宿费发票须填写住宿天数及每晚标准,如发票上未填写的,须附酒店水单。

    2.市内交通费报销应填写“厦门大学经费报销单”,连续号码的的士票除特殊原因外不能报销,每个项目每月限报500元。

报销探亲旅费

1)须提供经人事处审批的探亲报销申请单。

2)已婚探望配偶,每年报销一次;未婚探望父母,每年报销一次;已婚探望父母,每四年报销一次。

3)路费按火车硬座或客车的标准计算。

4)未婚探望父母或已婚探望配偶,路费全额报销。已婚探望父母,路费个人承担基本工资的30%

会议费

         指开展学术研讨、咨询以及协调工作所产生的会议费用,包括住宿费、餐费、场地租金等。会议费报销(原则上要求一次报完)除填写“厦门大学经费报销单”并提供合法票据外,还需提供:

1)经主管部门审批的会议申请报告及经费预算。在“985工程专项资金中列支的重要学术会议,必须在会议举办前半年将举办学术会议的申请报告、会议详细预算提交科研管理部门、“985工程办公室和财务部门审批。

2)会议通知

3)参会人员名单及签到表

4)会议餐费票据发生的时间地点必须与会议通知所列的一致

5)会议开支决算清单(决算金额超过预算金额的,须说明原因并经主管部门审批)

6985专项经费申请列支的会议费主要用于特邀专家、主要报告人的差旅、食宿、讲座酬金等费用;会议场所租金、会期公杂开支;论文、资料、文献等的印刷费、论文集出版费;新闻报道费用等。会议的其他费用由学院发展基金、收取的会务费中开支。

7)通过旅行社组织会议的,须附与旅行社签订的委托协议、旅行社开具的结算单等相关资料(所委托旅行社必须是厦门市旅游局在政务网[http://www.xmtravel.gov.cn/]定期公布的质量信用等级3A以上的旅行社)

8)举办国际会议的,须按学校国际合作与交流处的相关规定办理申报手续,报销时须附相关审批材料。

:住宿费发票须填写住宿天数及每晚标准,如发票上未填写的,须附酒店水单。

国际合作交流费

         指在项目研究开发过程中项目研究人员出国及外国专家来华工作的费用。包括项目组人员出访及外国专家来访的部分费用。

         1. 因公事项到国(境)外出差,出国人员费用报销标准和办法按照《临时出国人员费用开支标准和管理办法》(财行〔200173号)等关规定执行。报销国际旅费填写“厦门大学出差五定审批表”、“厦门大学差旅费报销单”,并提供:

         1)外方邀请函

         2)厦门大学因公出国、赴港澳申请表及审批表(或者国务院、福建省的赴台批件)

         3)机票国内购买的,应提供机票发票(发票上须有姓名、航程、时间及与电子行程单相对应的票证号码),并附电子行程单、登机牌及付款记录;国外购买的,须附购买机票的发票、电子行程单、登机牌及付款记录。

         4)国(境)外出差期间发生的其他费用的票据及付款记录(报销出差期间发生的注册费、会议费、会员费等需附上相应的通知)

         5)挂支国际机票款须提供机票行程单或者报价单,提前7天内挂支出国生活费,以机票行程单提供的行程日期为准。挂支时需提供外方邀请函、厦门大学因公出国、赴港澳申请表及审批表(或者国务院、福建省的赴台批件)、厦门大学暂付款凭单、厦门大学出差“五定”审批表、机票行程单等。

   2.报销邀请的国外专家国际旅费应填写“厦门大学经费报销单”并提供以下材料:

         1)学校邀请函及专家护照复印件

         2)机票国内购买的,除了财政部规定的专用发票(发票上须有姓名、航程、时间及与电子行程单相对应的票证号码),还须附电子行程单、登机牌机付款记录;国外购买的,需附购买机票的发票、电子行程单、登机牌及付款记录。

         3)使用科研经费报销国外专家旅费的还需科研主管部门审批

出版/文献/信息传播/知识产权事务费

         指在项目研究开发过程中,需要支付的出版费、图书资料费、印刷费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。

         .出版费:提供出版社的正式发票及经各相关职能部门审核盖章的出版合同,其中:教材出版由教务处或研究生院审核,专著等成果出版由科研管理部门审批。在出版合同中如有赠书,课题负责人须注明赠书用途。“985工程专项资金列支成果出版费,成果出版后,应将书刊封面、封底复印后报财务部门作为核销挂账的依据。

         2.打印、复印费:发票上应注明复印、打印的内容、数量、单价和金额;若为集中开票,须附历次消费的明细登记表,登记表上列明打印复印的内容、数量、单价和金额及经办人。金额在1-10万元,须附学院签字盖章的合同或协议;10万元(含)以上,须附经科研管理部门审批签章的合同。

         3.版面费

         国内版面费:附对方的付费通知及正式发票。已自行垫付的,应附付款记录(收款单位必须与文章录用通知一致)。

         国际版面费:(1)国外可以提供发票原件的,凭对方的付费通知单,国外发票原件及付款记录报销;(2)国外无法提供发票原件,只能提供电子版发票的,原则上需要通过财务处将版面费汇往国外。已先垫付的,应提供对方的付费通知单、打印的国外票据及付款记录、分管领导签批的无法提供国外票据原件的说明,及不会再重复报销的书面承诺。

         科研经费报销国外版面费超过人民币10000元需经科研主管部门审批。

         4.论文翻译修改费可在科研经费中报销,需经学院分管科研的院长签字。

         5.纵向科研经费报销图书资料费,须附图书或资料发票及书店或网站购书清单。文科科研经费报销图书须填写“厦门大学科研经费图书增减表”(社科处网站);使用各类专项经费或学校预算下达的非专项经费购置图书资料(含数据库),应填写“厦门大学固定资产增加报告表”并到图书馆办理入库手续。使用“985工程专项资金购置图书、多媒体光盘及数据库,需经图书馆进行专业相关性审核和验收入库。

学生助研补贴发放

课题组将发放材料报送财务处,由财务处统一发放至学生的与校园卡圈存的银行卡,所需材料为:

1、经费报销单或领款收据(经费卡负责人签字)

2、学生补贴发放清单(在财务处网站下载,纸质版须经费卡负责人签字,并提供电子版)

3、课题还须提供经社科处或科技处盖章的额度开支表

注:每月的发放上限为硕士800/人,博士1000/人。

其它费用报销

以下费用报销需填写厦门大学经费报销单:

         1)通讯费包含网络费、专业通讯费和电话咨询调查费:根据每月打印的话费发票据实报销,定额发票报销须附消费明细记录,报销课题成员的电话费须由课题组长签字确认

         2)车辆维持费:包括汽油费、过路费、临时停车费,汽油费发票需注明车牌号并按实际发生加油数报销,充值费不予报销

         3)培训和学习费用:参加学习和培训的开支须附培训通知,并经单位主管审批。

         4)办公费:购货发票品名为办公用品(或日用品)的,须附购物清单,并经经办人、验收人、单位一支笔(或课题组长)签字确认;单次购货金额大于5000元的须附“厦门大学材料进库单”。用纵向经费或校拨经费报销办公用品,须附商场电脑小票,如购物小店确无电脑小票的,须提供盖有发票专用章的购买货物清单。

         (5) 科研经费支付国外会员费和专利费及其它特殊原因的开支,须经科研管理部门批。

国际汇款

         教职工购买境外材料、缴纳境外会员费、缴纳境外注册费、支付境外专家劳务费等业务,可至财务处办理境外汇款手续。

1、对公汇款:所需材料:对方单位开出的付款指令(抬头需体现厦门大学,金额明确),对方单位的开户行名称、账号、开户名等汇款信息。经办人按要求填写国际汇款单,并在申请处签字。

2、对私汇款:所需材料:对方个人写给我方的付款指令(需陈述付款缘由及付款金额)及对方同意以相关货币入账的邮件往来材料,对方的开户行名称、账号、开户名等汇款信息。经办人按要求填写国际汇款单,并在申请处签字。

预借科研经费发票

办事流程

1.项目负责人登录科研管理部门网站下载《厦门大学财务处预借票据登记表》,学院盖章确认,科研管理部门审批。预借票据金额100万元(含)以上须分管校领导审批。

2.经办人员持科研合同及《厦门大学财务处预借票据登记表》到财务处报销大厅票据业务窗口(10号柜台)办理预借票据手续。

3.若预借厦门市地方税务局通用机打发票,在开票的同时按开票金额的5.6%缴纳相关税费。

注意事项

1.原则上来款单位、金额须与预开票据一致。若有特殊情况导致不一致,应将相关情况说明交到财务处,否则视同预开票据未到帐。

2.项目负责人应敦促科研协作单位拨付科研经费。如因不可预见的原因导致科研经费无法在三个月(或当年度)以内全额到账,项目负责人应及时将票据退回,否则财务处不再办理该项目负责人所承担的所有科研项目的预借票据。

3.对于每一笔科研经费到款,学校财务处只能开具一张收款凭证(厦门市行政事业单位收款票据、厦门市地方税务局通用机打发票、收款确认书) 。厦门市行政事业单位收款票据开具项目仅限于课题费、科研经费、科研协作费三种,不可备注其它任何内容。

4.严格按照合同签订的经费拨付进度预借票据,一个项目中前一笔经费尚未拨付,不预借后续经费的票据。

5.发生票据遗失,由直接责任人书面报告票据遗失经过,说明遗失票据的名称、编号、及补救措施,同时填写《票据遗失作废声明》。以上材料经财务处、校领导审批后,由直接责任人凭批复办理登报声明。财务处可提供票据存根联复印件加盖票据专用章,但不再重新开票。

6.转拨科研协作费、邀请国外专家费用、支付国外会员费和专利费、举办科研会议及其它特殊原因的开支,须经科研管理部门审批。

学费培训费认领入账流程

         财务处收到银行汇款进账单(约为汇款后三个工作日)后,经办人凭汇款底单复印件认领汇入款项(学生认领学费凭学生证及身份证)。认领时,经办人需告知此笔款项的入账经费卡号(学生学费通过系统查询专业性质即可),财务处开具发票并办理入账。

注:开设培训班须报学校有关部门审批,并在财务处计划科备案。

温馨提示

周二下午为业务学习时间,不对外报销。

厦门大学银行帐号:

人民币账户:

开户行

户名

账号

中国工商银行厦门厦大支行

厦门大学

4100021709024904620

中国银行厦门厦大支行

厦门大学

428658381176

中国建设银行厦门厦大支行

厦门大学

35101567001050002375

 

外币账户:

汇入行:

BENEFICIARY'S BANK

中国银行厦门市分行

BANK OF CHINA XIAMEN BRANCH

收款人帐号:

BENEFICIARY'S A/C NO:

428658381176

收款人姓名:

BENEFICIARY'S NAME:

厦门大学

Xiamen University

收款人地址或电话号码:BENEFICIARY'S ADDRESS IN CHINA OR TELEPHONE NUMBER:

Office of Financial Affairs, Xiamen University

Siming South Road, No. 422, Siming District, Xiamen

0086-05922183540

汇款路径(SWIFT CODE:

REMITTANCE ROUTE(SWIFT):

BKCHCNBJ73A